Total Quality Control

Total Quality Management (TQM) atau disebut Manajemen Mutu Terpadu (MMT) hadir sebagai jawaban atas kebutuhan akan mutu tersebut. Suatu produk dan/atau jasa dibuat sedemikian rupa agar dapat memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggannya. Titik temunya antara harapan dan kebutuhan pelanggaran dengan hasil produk dan/atau jasa itulah yang disebut “bermutu.” Jadi ukuran bermutu tidaknya suatu produk dan/atau jasa adalah pada terpenuhi tidaknya harapan dan kebutuhan pengguna/ pelanggan. Semakin tinggi tuntutan pengguna maka semakin tinggi kualitas mutu tersebut.

Mutu adalah sifat dari benda dan jasa. Setiap orang selalu mengharapkan bahkan menuntut mutu dari orang lain, sebaliknya orang lain juga selalu mengharapkan dan menuntut mutu dari diri kita. Ini artinya, mutu bukanlah sesuatu yang baru, karena mutu adalah naluri manusia. Benda dan jasa sebagai produk dituntut mutunya, sehingga orang lain yang menggunakan puas karenanya. Dengan demikian, mutu adalah paduan sifatsifat dari barang atau jasa, yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan pelanggan, baik kebutuhan yang dinyatakan maupun yang tersirat.

Ciri-ciri mutu (sebagai bentuk pelayanan pelanggan) ditandai dengan:(1) ketepatan waktu pelayanan, (2) akurasi pelayanan, (3) kesopanan dankeramahan (unsur menyenangkan pelanggan), (4) bertanggung jawab atassegala keluhan (complain) pelanggan, (5) kelengkapan pelayanan, (6) kemudahanmendapatkan pelayanan, (7) variasi layanan, (8) pelayanan pribadi,(9) kenyamanan, (10) dan ketersediaan atribut pendukung (Slamet, 1999)

Pengendalian mutu, kemajuan teknologi, informasi dan peradaban, mendorong masyarakat dan konsumen semakin selektif dan cenderung untuk mengkonsumsi barang atau jasa yang bermutu baik. Hal ini menciptakan persaingan yang tepat antar Institusi serta mendorong karyawan bekerja efektif dan efisien. Organisasi gaya Jepang, gaya amerika serikat dan gaya Eropa Barat, perlu dipahami untuk mengetahui konsep Total Quality Control.

Dasar Total Quality Control adalah mentalitas, kecakapan dan manajemen partisipatif dengan sikap mental yang mengutamakan kualitas kerja. Mentalitas adalah kesediaan bekerja sungguh-sungguh, jujur dan bertanggung jawab melaksanakan pekerjaannya. 

MENTALITAS DASAR TOTAL QUALITY CONTROL

a) Kerjasama dan Partisipasi

   Agar karyawan mengetahui cara-cara dalam membangun sikap mental dasar di lingkungan pekerjaan masing-masing, tujuannya:

- Berorientasi kepada tanggung jawab kelompok

- Bersedia membuat lebih berpartisipasi dalam bidang yang berhubungan

- Menciptakan kesadaran kelompok

- Dapat saling menghargai antara golongan dan atau tingkatan

 

b) Berorientasi kepada Mutu 

Yang dimaksud dengan mutu/ kualitas adalah

- Disesuaikan dengan permintaan

- Sistemnya adalah pencegahan, sejak awal dikerjakan dengan benar

- Standarnya adalah harus tidak ada kesalahan

- Ukurannya adalah biaya untuk mencapai kualitas

PRINSIP-PRINSIP KUALITAS

- Kepuasan pemakai, jadi berorientasi pada pemakai bukan pada standar

- Mencakup kualitas dari semua jenis pekerjaan

- Merupakan tanggung jawab setiap orang sehingga sejak awal harus dilaksanakan dengan benar

Pengertian Kualitas mencakup

- Produk, orang dan aktivitas

- Biaya

- Pengiriman

- Keselamatan, dan

- Moral

Pengendalian mutu terpadu adalah suatu sistem yang efektif untuk mengintegrasikan usaha-usaha pengembangan kualitas, pemeliharaan kualitas dan perbaikan kualitas atau mutu dari berbagai kelompok dalam organisasi.

Tujuan Pelaksanaan Pengelolaan Mutu

1) Pencapaian kebijaksanaan dan target institusi secara efisien

2) Perbaikan hubungan manusia serta mutu barang atau jasa

3) Peningkatan moral, prakarsa, dan kerjasama, karyawan

4) Pengembangan kemampuan tenaga kerja

5) Peningkatan produktivitas dan profibilitas usaha

Manfaat Pelaksanaan Pengendalian Mutu

1) Bagi Karyawan

- Meningkatkan kemampuan karyawan dalam melihat, mengenali, permasalahan, dan mencari alternatif pemecahan

- Meningkatkan kemampuan komunikasi dan partisipasi didalam kelompok kerja

- Membiasakan berpikir secara analitis dengan menggunakan teknik quality control

- Peningkatan daya kreativitas

- Peningkatan kepercayaan diri

 

2) Bagi Institusi

- Pengembangan institusi melalui akumulasi gagasan-gagasan perbaikan

- Meningkatkan daya saing barang atau jasa yang dihasilkan

- Memperbaiki hubungan institusi dengan karyawan

- Partisipasi semua karyawan di dalam membantu terwujudnya tujuan institusi

3) Bagi Konsumen

- Konsumen akan memperoleh barang atau jasa yang bermutu baik

- Konsumen akan mendapatkan kepuasan dari barang atau jasa tersebut

- Konsumen akan memperoleh barang atau jasa yang memenuhi kesehatan dan keselamatan

- Konsumen akan menerima barang sesuai dengan pesanannya

- Pemerintah akan mendapatkan pajak-pajak

Sistem manajemen Total Quality Control meliputi apa yang dimaksud dengan sistem manajemen, kebijakan manajemen, proses kerja gugus TQC, tujuan gugus kerja TQM dan program TQM

Yang dimaksud sistem manajemen

- untuk mengetahui pengetahuan/konsep standar dan sistem manajemen seutuhnya

- dapat memilih cara penerapan yang paling tepat dan efektif

- sistem manajemen memilih tiga tingkat aktivitas sesuai dengan struktur piramidal organisasi dan setiap jenjang memiliki tugas membantu penerapan TQC sesuai dengan fungsinya masing-masing

Kebijakan Manajemen

- Dukugan dari manajer puncak dalam menetapkan kebijaksanaan dan memberi pengarahan

- Dukungan dari manajer menengah untuk berperan serta dalam TQC

- Pengawasan melekat harus diterapkan oleh setiap atasan/sub unit/ kelompok kerja dengan cara yang benar, agar kesalahan dapat diketahui sedini mungkin

Proses Kerja Gugus TQC

- Pengajuan masalah

- Analisis permasalahan

- Mencari pemecahan masalah

- Presentase pada pihak manajer, serta

- Manajer akan meninjau, menelusuri atau meminta tindak lanjut dari presentasi yang dimaksud.

Pelaksanaan Program TQC

Dalam pelaksanaan program TQC terdapat dua hal yang harus diperhatikan agar TQC dapat sukses yaitu dari sisi karyawan dan manajer.

Dari sisi karyawan:

- Menciptakan suasana yang cocok

- Saling memberi informasi dan berkomunikasi

- Dijadikan program suka rela

- Memberi pengarahan dan latihan

- Bersikap terbuka dan positif

- Menyediakan waktu, sarana, fasilitas dan dana

Dari sisi Manajer

- Mengajukan dan menjelaskan program TQC kepada pucuk pimpinan

- Menjelaskan tujuan dan hasil yang akan dicapai

- Mendapat dukungan dari Pucuk Pimpinan

Pelaksanaan TQC di jepang dengan latihan dan pendidikan kepada seluruh tingkatan karyawan, baik pimpinan institusi, tenaga spesialis, maupun pelaksana yang lain. Agar karyawan akan berprestasi bauk sehingga kemajuan jepang lebih cepat.

Dasar-dasar pemecahan masalah

Dewey mengemukakan tiga langkah pemecahan masalah

1) Identifikasi masalah dengan meneliti apa dan bagaimana masalah yang timbul

2) Pengembangan alternatif-alternatif pemecahan masalah yang mungkin dapat menyelesaikan masalah tersebut.

3) Penilaian alternatif terbaik yang dilakukan berdasarkan kriteria yang dilakukan berdasarkan kriteria yang dipergunakan

H Simon, menyempurnakan pendapat Dewey; evaluasi dan keputusan sejauhmana hasil perbaikan dapat memecahkan masalah yang dihadapi, setelah implementasi di lakukan.

Pemecahan masalah TQC dilakukan dengan Plan, Do, Check and Action yang di jabarkan menjadi delapan langkah:

1) Menentukan prioritas masalah

2) Menjelaskan mengapa masalah itu di prioritaskan

3) Mengenali status masalah

4) Susun langkah-langkah perbaikan

5) Melaksanakan langkah-langkah perbaikan

6) Periksa hasil perbaikan

7) Mencegah terulangnya masalah

8) Menggarap masalah selanjutnya