Langkah kedua dari proses perancangan pelatihan adalah mengevaluasi apakah para staf sudah siap untuk belajar. Kesiapan terhadap pelatihan mengacu pada apakah:
1) Para staf memiliki karakteristik-karakteristik pribadi (kemampuan, sikap, keyakinan, dan motivasi) yang diperlukan untuk mempelajari isi program dan menerapkannya di tempat kerja, serta
2) Lingkungan pekerjaan yang akan mempermudah pembelajaran dan tidak mengganggu kinerja.
Motivasi untuk belajar (motivation to learn) merupakan keinginan dari orang-orang yang dilatih untuk mempelajari isi program pelatihan. Berbagai penelitian menunjukkan bahwa motivasi berkaitan dengan pencapaian pengetahuan, perubahan perilaku, atau perolehan keterampilan pada program pelatihan.
Keyakinan Diri
Keyakinan diri (self efficacy) merupakan keyakinan para karyawan bahwa mereka dapat berhasil mempelajari isi program pelatihan. Penelitian telah menunjukkan bahwa keyakinan diri berkaitan dengan kinerja para program-program pelatihan. Para manajer dapat meningkatkan tingkat keyakinan dari para staf dengan cara:
1. Memberikan para staf untuk mengetahui bahwa tujuan pelatihan adalah mencoba meningkatkan kinerja dari pada mengidentifikasi bidang-bidang dimana para staf tidak mahir.
2. Menyediakan informasi sebanyak mungkin tentang program pelatihan dan tujuan pelatihan sebelum pelatihan sebenarnya
3. Menunjukkan keberhasilan pelatihan para staf kepada rekan kerjanya yang sekarang berada pada pekerjaan-pekerjaan serupa
4. Memberikan umpan balik kepada para staf bahwa pembelajaran di bawah kendalinya dan mereka memiliki kemampuan dan tanggung jawab untuk mengatasi kesulitan-kesulitan pembelajaran yang mereka alami pada program pelatihan.
Memahami berbagai manfaat Pelatihan
Motivasi para staf untuk belajar dapat ditingkatkan dengan mengkomunikasikan kepada mereka tentang berbagai manfaat yang berkaitan dengan pekerjaan potensial, pribadi dan karier yang dapat mereka terima sebagai hasil mengikuti program pelatihan. Berbagai manfaat tersebut mungkin meliputi cara belajar yang lebih efisien untuk menjalankan proses atau prosedur, membangun hubungan dengan staf yang lain dalam institusi. atau meningkatkan peluang mengejar jalur karier yang berbeda-beda. Berbagai harapan yang tidak terpenuhi tentang program-program pelatihan terbukti memengaruhi motivasi untuk belajar.
Kesadaran akan Kebutuhan Pelatihan
Agar termotivasi untuk belajar pada program-program pelatihan, para staf harus menyadari berbagai kekuatan dan kelemahan dari keterampilannya serta mengaitkan antara program pelatihan dengan perbaikan kelemahannya.
Agar dapat memastikan bahwa lingkungan pekerjaan meningkatkan motivasi untuk belajar dari orang-orang yang dilatih:
1. Menyediakan materi, waktu, informasi yang berkaitan dengan pekerjaan, serta alat bantu pekerjaan lain yang diperlukan bagi para staf agar dapat menggunakan keterampilan atau perilaku yang baru sebelum terlibat pada program-program pelatihan.
2. Membicarakan program-program pelatihan institusi secara positif kepada staf.
3. Membiarkan para staf mengetahui bahwa mereka melakukan pekerjaan yang baik ketika mereka menggunakan materi pelatihan pada pekerjaan yang baik ketika mereka menggunakan materi pelatihan pada pekerjaannya.
4. Mendorong para anggota kelompok kerja agar satu sama lain terlibat untuk mencoba menggunakan berbagai keterampilan baru ditempat kerja dengan meminta umpan balik serta berbagi pengalaman dan situasi pelatihan di mana materi pelatihan bermanfaat.
5. Memberikan waktu dan peluang kepada para staf untuk mempraktikkan serta menerapkan keterampilan atau perilaku yang baru kepada pekerjaannya.
Motivasi staf untuk belajar pada aktivitas pelatihan dapat dipengaruhi oleh sejauh apa mereka memiliki berbagai keterampilan dasar (basic skills) kemampuan kognitif serta keterampilan membaca dan menulis yang diperlukan untuk memahami isi program pelatihan. Para manajer harus melakukan audit keaksaraan untuk menntukan tingkat keterampilan dasar staf.
Kemampuan kognitif (kognitive ability) meliputi kemampuan pemahaman verbal, kemampuan kantitatif (kecepatan dan keakuratan untuk memecahkan masalah matematika), serta kemampuan penalaran (logika dalam memecahkan masalah) Penelitian menunjukkan bahwa kemampuan kognitif terkait dengan kinerja yang sukses diseluruh pekerjaan. Pentingnya kemampuan kognitif terhadap keberhasilan pekerjaan meningkat ketika pekerjaan menjadi lebih rumit.
Kemampuan kognitif mempengaruhi kinerja pekerjaan dan kemampuan untuk belajar pada program-program pelatihan. Jika orang yang dilatih tidak memiliki tingkat kemampuan kognitif yang diperlukan untuk menjalankan tugas-tugas pekerjaan, mereka tidak akan memiliki kinerja yang baik. Orang-orang yang dilatih dengan tingkat kemampuan kognitif yang rendah mungkin gagal dalam menyelesaikan pelatihan atau pada akhir pelatihan menerima angka-angka yang rendah pada tes mengukur pelajaran yang mereka pelajari.
Kemampuan mebaca, kurangnya tingkat membaca yang sesuai dapat menghambat kinerja dan pembelajaran pada program-program pelatihan. Kesulitan membaca mengacu pada tingkat kesulitan dari materi-materi tertulis. Penilaian kesulitan membaca biasanya meliputi analisis terhadap panjang kalimat dan kesulitan kata.
Pembelajaran akan mengubah perilaku secara tetap. Bagi para staf program pelatihan harus mencakup prinsip-prinsip pembelajarn tertentu agar mereka dapat memperoleh pengetahuan dan berbagai keterampilan pada program pelatihan serta menerapkan informasi pada pekerjaannya. Para psikologi pendidikan dan industri serta ahli perancangan pengajaran telah mengidentifikasi beberapa kondisi dimana para staf dapat belajar dengan baik.
Berbagai Kondisi Pembelajaran dan Kepentingnannya
Harus mengetahui alasan mereka belajar
Para staf harus memahami maksud atau tujuan-tujuan dari program pelatihan agar dapat membantunya dalam memahami alasannya membutuhkan pelatihan dan hal-hal yang mereka harapkan untuk dikerjakan.
Materi pelatihan yang bermakna
Motivasi untuk belajar akan meningkatkan ketika pelatihan dikaitkan untuk membantu pembelajaran ( yang berkaitan dengan berbagai tugas pekerjaan, masalah, peningkatan keterampilan saat ini, atau berhadapan dengan pekerjaan atau perubahan pada institusi) Konteks pelatihan harus serupa dengan lingkungan pekerjaan.
Berbagai peluang praktik
orang-orang yang dilatih harus menunjukkan hal-hal yang telah dipelajari (pengetahuan, keterampilan, dan perilaku) agar menjadi lebih nyaman menggunakannya serta dapat memasukkannya ke dalam ingatan. Biarkan orang-orang yang dilatih memilih strategi praktiknya.
Umpan Balik
Umpan balik membantu pembelajar untuk mengubah perilaku, keterampilan, atau menggunakan pengetahuan untuk memenuhi tujuan-tujuan, video, orang-orang lain yang dilatih, dan pelatihan merupakan sumber-sumber umpan balik bermanfaat
Mengamati pengalaman dan berinteraksi dengan orang lain
Orang dewasa paling baik belajar dengan cara melakukan. Memperoleh berbagai sudut pandang yang baru dan wawasan tentang bekerja dengan orang lain. Dapat belajar dengan mengamati berbagai tindakan model atau berbagi pengalaman dengan masyarakat satu sama lain dalam praktik
Kordinasi dan administrasi program yang baik
Menghilangkan berbagai gangguan perhatian yang dapat mengganggu proses pembelajaran seperti panggilan telepon seluler. Memastikan ruangan dikelola secara tepat, nyaman dan sesuai dengan metode pelatihan (kursi yang dapat bergerak untuk latihan-latihan tim) orang-orang yang dilatih harus menerima berbagai pemberitaan tentang tujuan pelatihan, tempat, jam, dan setiap materi yang diterima sebelum pelatihan dimulai seperti kasus atau bacaan.
Memasukkan materi pelatihan ke dalam ingatan
Mempermudah mengingat materi pelatihan setelah mengikuti pelatihan. Contoh meliputi menggunakan peta-peta konsep yang menunjukkan hubungan antara berbagai ide, jenis tinjauan ulang (misalnya menulis, menggambar, dan bermain peran) menggajarkan kata-kata kunci atau memberikan gambaran visual. membatasi pengajaran untuk unit-unit yang dapat dikelola yang tidak melebihi batas-batas ingatan, meninjau ulang dan mempraktikannya selama beberapa hari (selama proses pembelajaran).
Prinsip-Prinsip Pelatihan di Tempat Kerja
Mempersiapkan Pengajaran
1. Memerinci pekerjaan menjadi langkah-langkah yang penting.
2. Mempersiapkan peralatan, materi, dan perlengkapan yang dibutuhkan
3. Memutuskan lamanya waktu yang akan anda curahkan untuk On The Job Training (OJT) dan ketika anda mengharapkan para staf menjadi cakap pada bidang-bidang keterampilan
Pengajaran yang sebenarnya
1. Mengatakan kepada orang-orang yang dilatih tentang tujuan dan tugasnya dan meminta mereka untuk melihat anda menunjukkan hal tersebut.
2. Menunjukkan kepada orang-orang yang dilatih tentang cara melakukannya tanpa berkata apapun.
3. Menjelaskan berbagai hal atau perilaku utama
4. Menunjukkan kepada orang-orang yang dilatih tentang cara melakukannya lagi.
5. Apakah orang-orang yang dilatih melakukan satu atau lebih dari bagian-bagian tugas serta memuji untuk hasil ulang yang benar.
6. Apakah orang-orang yang dilatih melakukan seluruh tugasnya serta memuji mereka untuk hasil yang benar.
7. Jika membuat kesalahan, apakah orang-orang yang dilatih mempraktikkannya sampai hasil ulang yang akurat telah dicapai.
8. Memuji orang-orang yang dilatih untuk keberhasilannya pada tugas belajar.
