Kesiapan Karyawan terhadap Pelatihan

Langkah kedua dari proses perancangan pelatihan adalah mengevaluasi apakah para staf sudah siap untuk belajar. Kesiapan terhadap pelatihan mengacu pada apakah:

1) Para staf memiliki karakteristik-karakteristik pribadi (kemampuan, sikap, keyakinan, dan motivasi) yang diperlukan untuk mempelajari isi program dan menerapkannya di tempat kerja, serta

2) Lingkungan pekerjaan yang akan mempermudah pembelajaran dan tidak mengganggu kinerja.

Motivasi untuk belajar (motivation to learn) merupakan keinginan dari orang-orang yang dilatih untuk mempelajari isi program pelatihan. Berbagai penelitian menunjukkan bahwa motivasi berkaitan dengan pencapaian pengetahuan, perubahan perilaku, atau perolehan keterampilan pada program pelatihan. 

Keyakinan Diri

Keyakinan diri (self efficacy) merupakan keyakinan para karyawan bahwa mereka dapat berhasil mempelajari isi program pelatihan. Penelitian telah menunjukkan bahwa keyakinan diri berkaitan dengan kinerja para program-program pelatihan. Para manajer dapat meningkatkan tingkat keyakinan dari para staf dengan cara:

1. Memberikan para staf untuk mengetahui bahwa tujuan pelatihan adalah mencoba meningkatkan kinerja dari pada mengidentifikasi bidang-bidang dimana para staf tidak mahir.

2. Menyediakan informasi sebanyak mungkin tentang program pelatihan dan tujuan pelatihan sebelum pelatihan sebenarnya

3. Menunjukkan keberhasilan pelatihan para staf kepada rekan kerjanya yang sekarang berada pada pekerjaan-pekerjaan serupa

4. Memberikan umpan balik kepada para staf bahwa pembelajaran di bawah kendalinya dan mereka memiliki kemampuan dan tanggung jawab untuk mengatasi kesulitan-kesulitan pembelajaran yang mereka alami pada program pelatihan.

Memahami berbagai manfaat Pelatihan

Motivasi para staf untuk belajar dapat ditingkatkan dengan mengkomunikasikan kepada mereka tentang berbagai manfaat yang berkaitan dengan pekerjaan potensial, pribadi dan karier yang dapat mereka terima sebagai hasil mengikuti program pelatihan. Berbagai manfaat tersebut mungkin meliputi cara belajar yang lebih efisien untuk menjalankan proses atau prosedur, membangun hubungan dengan staf yang lain dalam institusi. atau meningkatkan peluang mengejar jalur karier yang berbeda-beda. Berbagai harapan yang tidak terpenuhi tentang program-program pelatihan terbukti memengaruhi motivasi untuk belajar.

Kesadaran akan Kebutuhan Pelatihan

Agar termotivasi untuk belajar pada program-program pelatihan, para staf harus menyadari berbagai kekuatan dan kelemahan dari keterampilannya serta mengaitkan antara program pelatihan dengan perbaikan kelemahannya. 

Agar dapat memastikan bahwa lingkungan pekerjaan meningkatkan motivasi untuk belajar dari orang-orang yang dilatih:

1. Menyediakan materi, waktu, informasi yang berkaitan dengan pekerjaan, serta alat bantu pekerjaan lain yang diperlukan bagi para staf agar dapat menggunakan keterampilan atau perilaku yang baru sebelum terlibat pada program-program pelatihan.

2. Membicarakan program-program pelatihan institusi secara positif kepada staf.

3. Membiarkan para staf mengetahui bahwa mereka melakukan pekerjaan yang baik ketika mereka menggunakan materi pelatihan pada pekerjaan yang baik ketika mereka menggunakan materi pelatihan pada pekerjaannya.

4. Mendorong para anggota kelompok kerja agar satu sama lain terlibat untuk mencoba menggunakan berbagai keterampilan baru ditempat kerja dengan meminta umpan balik serta berbagi pengalaman dan situasi pelatihan di mana materi pelatihan bermanfaat.

5. Memberikan waktu dan peluang kepada para staf untuk mempraktikkan serta menerapkan keterampilan atau perilaku yang baru kepada pekerjaannya.

Motivasi staf untuk belajar pada aktivitas pelatihan dapat dipengaruhi oleh sejauh apa mereka memiliki berbagai keterampilan dasar (basic skills) kemampuan kognitif serta keterampilan membaca dan menulis yang diperlukan untuk memahami isi program pelatihan. Para manajer harus melakukan audit keaksaraan untuk menntukan tingkat keterampilan dasar staf.

Kemampuan kognitif (kognitive ability) meliputi kemampuan pemahaman verbal, kemampuan kantitatif (kecepatan dan keakuratan untuk memecahkan masalah matematika), serta kemampuan penalaran (logika dalam memecahkan masalah) Penelitian menunjukkan bahwa kemampuan kognitif terkait dengan kinerja yang sukses diseluruh pekerjaan. Pentingnya kemampuan kognitif terhadap keberhasilan pekerjaan meningkat ketika pekerjaan menjadi lebih rumit.

Kemampuan kognitif mempengaruhi kinerja pekerjaan dan kemampuan untuk belajar pada program-program pelatihan. Jika orang yang dilatih tidak memiliki tingkat kemampuan kognitif yang diperlukan untuk menjalankan tugas-tugas pekerjaan, mereka tidak akan memiliki kinerja yang baik. Orang-orang yang dilatih dengan tingkat kemampuan kognitif yang rendah mungkin gagal dalam menyelesaikan pelatihan atau pada akhir pelatihan menerima angka-angka yang rendah pada tes mengukur pelajaran yang mereka pelajari.

Kemampuan mebaca, kurangnya tingkat membaca yang sesuai dapat menghambat kinerja dan pembelajaran pada program-program pelatihan. Kesulitan membaca mengacu pada tingkat kesulitan dari materi-materi tertulis. Penilaian kesulitan membaca biasanya meliputi analisis terhadap panjang kalimat dan kesulitan kata. 

Pembelajaran akan mengubah perilaku secara tetap. Bagi para staf program pelatihan harus mencakup prinsip-prinsip pembelajarn tertentu agar mereka dapat memperoleh pengetahuan dan berbagai keterampilan pada program pelatihan serta menerapkan informasi pada pekerjaannya. Para psikologi pendidikan dan industri serta ahli perancangan pengajaran telah mengidentifikasi beberapa kondisi dimana para staf dapat belajar dengan baik.

Berbagai Kondisi Pembelajaran dan Kepentingnannya

Harus mengetahui alasan mereka belajar 

Para staf harus memahami maksud atau tujuan-tujuan dari program pelatihan agar dapat membantunya dalam memahami alasannya membutuhkan pelatihan dan hal-hal yang mereka harapkan untuk dikerjakan.

Materi pelatihan yang bermakna

Motivasi untuk belajar akan meningkatkan ketika pelatihan dikaitkan untuk membantu pembelajaran ( yang berkaitan dengan berbagai tugas pekerjaan, masalah, peningkatan keterampilan saat ini, atau berhadapan dengan pekerjaan atau perubahan pada institusi) Konteks pelatihan harus serupa dengan lingkungan pekerjaan.

Berbagai peluang praktik

orang-orang yang dilatih harus menunjukkan hal-hal yang telah dipelajari (pengetahuan, keterampilan, dan perilaku) agar menjadi lebih nyaman menggunakannya serta dapat memasukkannya ke dalam ingatan. Biarkan orang-orang yang dilatih memilih strategi praktiknya.

Umpan Balik

Umpan balik membantu pembelajar untuk mengubah perilaku, keterampilan, atau menggunakan pengetahuan untuk memenuhi tujuan-tujuan, video, orang-orang lain yang dilatih, dan pelatihan merupakan sumber-sumber umpan balik bermanfaat

Mengamati pengalaman dan berinteraksi dengan orang lain

Orang dewasa paling baik belajar dengan cara melakukan. Memperoleh berbagai sudut pandang yang baru dan wawasan tentang bekerja dengan orang lain. Dapat belajar dengan mengamati berbagai tindakan model atau berbagi pengalaman dengan masyarakat satu sama lain dalam praktik

Kordinasi dan administrasi program yang baik

Menghilangkan berbagai gangguan perhatian yang dapat mengganggu proses pembelajaran seperti panggilan telepon seluler. Memastikan ruangan dikelola secara tepat, nyaman dan sesuai dengan metode pelatihan (kursi yang dapat bergerak untuk latihan-latihan tim) orang-orang yang dilatih harus menerima berbagai pemberitaan tentang tujuan pelatihan, tempat, jam, dan setiap materi yang diterima sebelum pelatihan dimulai seperti kasus atau bacaan.

Memasukkan materi pelatihan ke dalam ingatan

Mempermudah mengingat materi pelatihan setelah mengikuti pelatihan. Contoh meliputi menggunakan peta-peta konsep yang menunjukkan hubungan antara berbagai ide, jenis tinjauan ulang (misalnya menulis, menggambar, dan bermain peran) menggajarkan kata-kata kunci atau memberikan gambaran visual. membatasi pengajaran untuk unit-unit yang dapat dikelola yang tidak melebihi batas-batas ingatan, meninjau ulang dan mempraktikannya selama beberapa hari (selama proses pembelajaran).

Prinsip-Prinsip Pelatihan di Tempat Kerja

Mempersiapkan Pengajaran

1. Memerinci pekerjaan menjadi langkah-langkah yang penting.

2. Mempersiapkan peralatan, materi, dan perlengkapan yang dibutuhkan

3. Memutuskan lamanya waktu yang akan anda curahkan untuk On The Job Training (OJT) dan ketika anda mengharapkan para staf menjadi cakap pada bidang-bidang keterampilan

Pengajaran yang sebenarnya

1. Mengatakan kepada orang-orang yang dilatih tentang tujuan dan tugasnya dan meminta mereka untuk melihat anda menunjukkan hal tersebut.

2. Menunjukkan kepada orang-orang yang dilatih tentang cara melakukannya tanpa berkata apapun.

3. Menjelaskan berbagai hal atau perilaku utama 

4. Menunjukkan kepada orang-orang yang dilatih tentang cara melakukannya lagi.

5. Apakah orang-orang yang dilatih melakukan satu atau lebih dari bagian-bagian tugas serta memuji untuk hasil ulang yang benar.

6. Apakah orang-orang yang dilatih melakukan seluruh tugasnya serta memuji mereka untuk hasil yang benar.

7. Jika membuat kesalahan, apakah orang-orang yang dilatih mempraktikkannya sampai hasil ulang yang akurat telah dicapai.

8. Memuji orang-orang yang dilatih untuk keberhasilannya pada tugas belajar.

Merancang Aktivitas Pelatihan Yang Efektif

Proses perancangan pelatihan (training design process) mengacu pada pendekatan sistematis untuk mengembangkan program-program pelatihan. Perancangan sistem pengajaran (Instructional System Design) dan Model ADDIE --> Analysis Design, Development, Implementation(analisis, perancangan, pengembangan, pelaksanaan, dan evaluasi). 

1. Penilaian Kebutuhan

- Analisis organisasi

- Analisis individu

- Analisis tugas

2. Memastikan kesiapan para staf untuk pelatihan

- Sikap-sikap dan motivasi

- Keterampilan-keterampilan dasar

3. Menciptakan lingkungan pembelajaran 

- Identifikasi tujuan-tujuan pembelajaran dan hasil pelatihan

- Materi yang penuh arti

- Praktik

- Umpan balik

- Pengamatan terhadap orang lain

- Mengatur dan mengkordinasikan program

4. Memastikan pergantian pelatihangi 

- Strategi-strategi manajemen diri

- Dukungan dari rekan kerja dan manajer

5. Memilih metode-metode pelatihan

- metode-metode presentase

- metode-metode pengalaman praktis

- Metode-metode kelompok

6. Mengevaluasi program-program pelatihan

- Identifikasi hasil-hasil pelatihan dan perancangan evaluasi

- Analisis biaya dan manfaat

Penilaian Kebutuhan

Penilaian kebutuhan (needs assessment) mengacu pada proses yang digunakan untuk menentukan apakah pelatihan dibutuhkan? 

Alasan-alasan atau titik-titik tekanan

- Perundang-undangan

- Kurangnta keterampilan-keterampilan dasar

- Kinerja yang tidak bagus

- Teknologi yang baru

- Permintaan-permintaan pelanggan

- Produk-produk yang baru

- Standar-standar kinerja yang lebih tinggi

- Pekerjaan-pekerjaan yang baru

- Pertumbuh atau penyusutan bisnis

- Perluasan bisnis secara luas

Hasil-hasilnya

- Hal-hal yang perlu dipelajari oleh orang-orang yang dilatih

- Orang yang menerima pelatihan

- Jenis-jenis pelatihan

- Kekerapan pelatihan

- Keputusan membeli melawan membuat program pelatihan

- Pilihan-pilihan pelatihan melawan pilihan SDM lainnya

- Cara pelatihan di evaluasi.

Penilai kebutuhan biasanya meliputi: analisis organisasi, analisis individu dan analisis tugas. Analisis organisasi mempertimbangkan konteks dimana pelatihan akan terjadi. artinya Analisis organisasi (organization analysisi) meliputi: menentukan kelayakan pelatihan, menentukan strategi institusi dengan sumber daya yang tersedia untuk pelatihan, serta dukungan dari para manajer dan rekan kerja untuk aktivitas-aktivitas pelatihan.

Analisis individu (person analysis) meliputi: 

(1) Menentukan apakah ketidak cukupan hasil kinerja berasal dari kurangnya pengetahuan, keterampilan, atau kemampuan (masalah pelatihan) atau dari masalah motivasi atau perancangan pekerjaan.

(2) Meng identifikasi individu yang membutuhkan pelatihan serta,

(3) Menentukan kesiapan staf untuk pelatihan.

Analisis tugas (Task analysis) meliputi mengidentifikasi tugas-tugas dan pengetahuan, keterampilan serta berbagai perilaku penting yang perlu ditekankan pada pelatihan bagi para staf agar dapat menyelesaikan tugas-tugasnya.

Analisis Organisasi

Para manajer harus memperhatikan tiga faktor sebelum memilih pelatihan sebagai pemecahan masalah: arah strstegi institusi; sumber-sumber pelatihan yang tersedia; dukungan dari para manajer dan rekan kerja terhadap aktivitas-aktivitas pelatihan.

Strategi Pelatihan dan Berbagai Inisiatif Pengembangan serta Dampaknya

Membuat variasi Portofolio

- Menggunakan teknologi yang baru seperti internet untuk pelatihan

- Mempermudah proses pembelajaran

- Menyediakan berbagai peluang pembelajaran yang lebih pribadi

Memperluas orang-orang yang dilatih

- Melatih para pelanggan, pemasok dan karyawan

- Menawarkan berbagai peluang pembelajaran bagi para karyawan non manajerial

Mempercepat langkah Pembelajaran Staf

- Mengidentifikasi kebutuhan secara cepat dan memberikan pemecahan masalah pembelajaran yang berkualitas tinggi.

- Mengurangi waktu untuk mengembangkan program-program pelatihan

- Mempermudah akses pada sumber-sumber pembelajaran berdasarkan kebutuhan

Meningkatkan Pelayanan Pelanggan

- Memastikan bahwa para staf memiliki pengetahuan tentang produk dan jasa

- Memastikan bahwa para staf memiliki keterampilan yang diperlukan untuk berinteraksi dengan para pelanggan.

- Memastikan bahwa para staf memahami perannya dan wewenang pengambilan keputusan

Menyediakan Berbagai Peluang Pengembangan dan Berkomunikasi dengan Para Karyawan

- Memastikan bahwa para staf memiliki berbagai peluang untuk berkembang.

- Memastikan bahwa para staf memahami berbagai peluang karier dan pertumbuhan pribadi.

- Memastikan bahwa pelatihan dan pengembangan ditujukan kepada berbagai kebutuhan staf pada pekerjaan saat ini dan berbagai peluang pertumbuhan

Menangkap dan Berbagi Pengetahuan

- Menangkap wawasan dan informasi dari para staf yang berpengetahuan luas.

- Mengatur dan menyimpan informasi secara logis

- Menyediakan metode-metode agar dapat membuat informasi tersedia.

Menyebarkan Pelatihan dan Pengembangan dengan arah strstegis Institusi

- Mengidentifikasi pengetahuan, keterampilan, kemampuan, atau kompetensi yang dibutuhkan.

- Memastikan bahwa program-program pelatihan dan pengembangan pada saat ini mendukung kebutuhan -kebutuhan strategi institusi

Pertanyaan-Pertanyaan untuk memilih para penjual dan Konsultan

1) Bagaimana produk dan jasa anda sesuai dengan kebutuhan kami ?

2) Berapa banyak dan jenis pengalaman apakah yang dimiliki Institusi anda dalam merancang dan memberikan pelatihan?

3) Keahlian dan pengalaman apakah yang dimiliki oleh karyawan anda?

4) Dapatkah anda memberikan peragaan atau contoh program-program pelatihan yang telah anda kembangkan?

5) Apakah anda memberikan referensi klien kepada siapa anda bekerja?

6) Bukti apakah yang anda miliki tentang program-program kerja anda?

7) Apakah program pelatihan harus disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan institusi?

8) Berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengembangkan program pelatihan?

9) Berapa harga layanan anda?

10) Metode perancangan pengajaran apakah yang anda gunakan?

Faktor-faktor yang mempengaruhi Kinerja staf dan Pembelajaran

Karakteristik Individu

- Kemampuan dan keterampilan

- Sikap dan Motivasi

Masukan

- Memahami apa, bagaimana, dan kapan harus bekerja

- Membutuhkan sumber daya (peralatan dan lain lain)

- Adanya campur tangan dari tuntutan-tuntutan pekerjaan lainnya

- Peluang untuk bekerja

Keluaran

- Harapan-harapan terhadap kinerja pembelajaran

Akibat

- Dampak positif/insentif-insentif untuk bekerja

- Beberapa dampak negatif dari bekerja

Umpan Balik

- Umpan balik yang sering dan khusus tentang cara pekerjaan dilakukan.

Total Quality Control

Total Quality Management (TQM) atau disebut Manajemen Mutu Terpadu (MMT) hadir sebagai jawaban atas kebutuhan akan mutu tersebut. Suatu produk dan/atau jasa dibuat sedemikian rupa agar dapat memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggannya. Titik temunya antara harapan dan kebutuhan pelanggaran dengan hasil produk dan/atau jasa itulah yang disebut “bermutu.” Jadi ukuran bermutu tidaknya suatu produk dan/atau jasa adalah pada terpenuhi tidaknya harapan dan kebutuhan pengguna/ pelanggan. Semakin tinggi tuntutan pengguna maka semakin tinggi kualitas mutu tersebut.

Mutu adalah sifat dari benda dan jasa. Setiap orang selalu mengharapkan bahkan menuntut mutu dari orang lain, sebaliknya orang lain juga selalu mengharapkan dan menuntut mutu dari diri kita. Ini artinya, mutu bukanlah sesuatu yang baru, karena mutu adalah naluri manusia. Benda dan jasa sebagai produk dituntut mutunya, sehingga orang lain yang menggunakan puas karenanya. Dengan demikian, mutu adalah paduan sifatsifat dari barang atau jasa, yang menunjukkan kemampuannya dalam memenuhi kebutuhan pelanggan, baik kebutuhan yang dinyatakan maupun yang tersirat.

Ciri-ciri mutu (sebagai bentuk pelayanan pelanggan) ditandai dengan:(1) ketepatan waktu pelayanan, (2) akurasi pelayanan, (3) kesopanan dankeramahan (unsur menyenangkan pelanggan), (4) bertanggung jawab atassegala keluhan (complain) pelanggan, (5) kelengkapan pelayanan, (6) kemudahanmendapatkan pelayanan, (7) variasi layanan, (8) pelayanan pribadi,(9) kenyamanan, (10) dan ketersediaan atribut pendukung (Slamet, 1999)

Pengendalian mutu, kemajuan teknologi, informasi dan peradaban, mendorong masyarakat dan konsumen semakin selektif dan cenderung untuk mengkonsumsi barang atau jasa yang bermutu baik. Hal ini menciptakan persaingan yang tepat antar Institusi serta mendorong karyawan bekerja efektif dan efisien. Organisasi gaya Jepang, gaya amerika serikat dan gaya Eropa Barat, perlu dipahami untuk mengetahui konsep Total Quality Control.

Dasar Total Quality Control adalah mentalitas, kecakapan dan manajemen partisipatif dengan sikap mental yang mengutamakan kualitas kerja. Mentalitas adalah kesediaan bekerja sungguh-sungguh, jujur dan bertanggung jawab melaksanakan pekerjaannya. 

MENTALITAS DASAR TOTAL QUALITY CONTROL

a) Kerjasama dan Partisipasi

   Agar karyawan mengetahui cara-cara dalam membangun sikap mental dasar di lingkungan pekerjaan masing-masing, tujuannya:

- Berorientasi kepada tanggung jawab kelompok

- Bersedia membuat lebih berpartisipasi dalam bidang yang berhubungan

- Menciptakan kesadaran kelompok

- Dapat saling menghargai antara golongan dan atau tingkatan

 

b) Berorientasi kepada Mutu 

Yang dimaksud dengan mutu/ kualitas adalah

- Disesuaikan dengan permintaan

- Sistemnya adalah pencegahan, sejak awal dikerjakan dengan benar

- Standarnya adalah harus tidak ada kesalahan

- Ukurannya adalah biaya untuk mencapai kualitas

PRINSIP-PRINSIP KUALITAS

- Kepuasan pemakai, jadi berorientasi pada pemakai bukan pada standar

- Mencakup kualitas dari semua jenis pekerjaan

- Merupakan tanggung jawab setiap orang sehingga sejak awal harus dilaksanakan dengan benar

Pengertian Kualitas mencakup

- Produk, orang dan aktivitas

- Biaya

- Pengiriman

- Keselamatan, dan

- Moral

Pengendalian mutu terpadu adalah suatu sistem yang efektif untuk mengintegrasikan usaha-usaha pengembangan kualitas, pemeliharaan kualitas dan perbaikan kualitas atau mutu dari berbagai kelompok dalam organisasi.

Tujuan Pelaksanaan Pengelolaan Mutu

1) Pencapaian kebijaksanaan dan target institusi secara efisien

2) Perbaikan hubungan manusia serta mutu barang atau jasa

3) Peningkatan moral, prakarsa, dan kerjasama, karyawan

4) Pengembangan kemampuan tenaga kerja

5) Peningkatan produktivitas dan profibilitas usaha

Manfaat Pelaksanaan Pengendalian Mutu

1) Bagi Karyawan

- Meningkatkan kemampuan karyawan dalam melihat, mengenali, permasalahan, dan mencari alternatif pemecahan

- Meningkatkan kemampuan komunikasi dan partisipasi didalam kelompok kerja

- Membiasakan berpikir secara analitis dengan menggunakan teknik quality control

- Peningkatan daya kreativitas

- Peningkatan kepercayaan diri

 

2) Bagi Institusi

- Pengembangan institusi melalui akumulasi gagasan-gagasan perbaikan

- Meningkatkan daya saing barang atau jasa yang dihasilkan

- Memperbaiki hubungan institusi dengan karyawan

- Partisipasi semua karyawan di dalam membantu terwujudnya tujuan institusi

3) Bagi Konsumen

- Konsumen akan memperoleh barang atau jasa yang bermutu baik

- Konsumen akan mendapatkan kepuasan dari barang atau jasa tersebut

- Konsumen akan memperoleh barang atau jasa yang memenuhi kesehatan dan keselamatan

- Konsumen akan menerima barang sesuai dengan pesanannya

- Pemerintah akan mendapatkan pajak-pajak

Sistem manajemen Total Quality Control meliputi apa yang dimaksud dengan sistem manajemen, kebijakan manajemen, proses kerja gugus TQC, tujuan gugus kerja TQM dan program TQM

Yang dimaksud sistem manajemen

- untuk mengetahui pengetahuan/konsep standar dan sistem manajemen seutuhnya

- dapat memilih cara penerapan yang paling tepat dan efektif

- sistem manajemen memilih tiga tingkat aktivitas sesuai dengan struktur piramidal organisasi dan setiap jenjang memiliki tugas membantu penerapan TQC sesuai dengan fungsinya masing-masing

Kebijakan Manajemen

- Dukugan dari manajer puncak dalam menetapkan kebijaksanaan dan memberi pengarahan

- Dukungan dari manajer menengah untuk berperan serta dalam TQC

- Pengawasan melekat harus diterapkan oleh setiap atasan/sub unit/ kelompok kerja dengan cara yang benar, agar kesalahan dapat diketahui sedini mungkin

Proses Kerja Gugus TQC

- Pengajuan masalah

- Analisis permasalahan

- Mencari pemecahan masalah

- Presentase pada pihak manajer, serta

- Manajer akan meninjau, menelusuri atau meminta tindak lanjut dari presentasi yang dimaksud.

Pelaksanaan Program TQC

Dalam pelaksanaan program TQC terdapat dua hal yang harus diperhatikan agar TQC dapat sukses yaitu dari sisi karyawan dan manajer.

Dari sisi karyawan:

- Menciptakan suasana yang cocok

- Saling memberi informasi dan berkomunikasi

- Dijadikan program suka rela

- Memberi pengarahan dan latihan

- Bersikap terbuka dan positif

- Menyediakan waktu, sarana, fasilitas dan dana

Dari sisi Manajer

- Mengajukan dan menjelaskan program TQC kepada pucuk pimpinan

- Menjelaskan tujuan dan hasil yang akan dicapai

- Mendapat dukungan dari Pucuk Pimpinan

Pelaksanaan TQC di jepang dengan latihan dan pendidikan kepada seluruh tingkatan karyawan, baik pimpinan institusi, tenaga spesialis, maupun pelaksana yang lain. Agar karyawan akan berprestasi bauk sehingga kemajuan jepang lebih cepat.

Dasar-dasar pemecahan masalah

Dewey mengemukakan tiga langkah pemecahan masalah

1) Identifikasi masalah dengan meneliti apa dan bagaimana masalah yang timbul

2) Pengembangan alternatif-alternatif pemecahan masalah yang mungkin dapat menyelesaikan masalah tersebut.

3) Penilaian alternatif terbaik yang dilakukan berdasarkan kriteria yang dilakukan berdasarkan kriteria yang dipergunakan

H Simon, menyempurnakan pendapat Dewey; evaluasi dan keputusan sejauhmana hasil perbaikan dapat memecahkan masalah yang dihadapi, setelah implementasi di lakukan.

Pemecahan masalah TQC dilakukan dengan Plan, Do, Check and Action yang di jabarkan menjadi delapan langkah:

1) Menentukan prioritas masalah

2) Menjelaskan mengapa masalah itu di prioritaskan

3) Mengenali status masalah

4) Susun langkah-langkah perbaikan

5) Melaksanakan langkah-langkah perbaikan

6) Periksa hasil perbaikan

7) Mencegah terulangnya masalah

8) Menggarap masalah selanjutnya

Behavior Organization part 2

Perilaku organisasi adalah bidang studi yang menyelidiki pengaruh yang dimiliki individu, kelompok, dan struktur terhadap perilaku dalam organisasi yang bertujuan menerapkan ilmu pengetahuan guna meningkatkan keefektifan suatu organisasi (Stephen P. Robbin,2008). Di dalam perilaku organisasi, akan dipelajari bagaimana ketiga faktor utama yakni individu, kelompok, dan struktur berjalan bersama dan mempengaruhi keadaan organisasi itu sendiri secara utuh. Untuk menyelaraskan ketiga faktor utama dalam organisasi tersebut tidaklah mudah sehingga dibutuhkan pemahaman yang baik agar organisasi dapat berjalan dengan baik dan mampu mencapai tujuan organisasi.

Dessler memberikan pedoman khusus untuk mengimplementasikan sistem manajemen yang mungkin membantu memecahkan masalah dan meningkatkan komitmen organisasi:

1. Berkomitmen pada nilai manusia: Membuat aturan tertulis, mempekerjakan manajer yang baik dan tepat, dan mempertahankan komunikasi.
2. Memperjelas dan mengkomukasikan misi Anda: Memperjelas misi dan ideologi; berkharisma; menggunakan praktik perekrutan berdasarkan nilai; menekankan orientasi berdasarkan nilai dan pelatihan; membentujk tradisi,
3. Menjamin keadilan organisasi: Memiliki prosedur penyampaian keluhan yang koprehensif; menyediakan komunikasi dua arah yang ekstensif,
4. Menciptakan rasa komunitas: Membangun homogenitas berdasarkan nilai; keadilan; menekankan kerja sama, saling mendukung, dan kerja tim, berkumpul bersama,
5. Mendukung perkembangan karyawan: Melakukan aktualisasi; memberikan pekerjaan menantang pada tahun pertama; memajukan dan memberdayakan; mempromosikan dari dalam; menyediakan aktivitas perkembangan; menyediakan keamanan kepada karyawan tanpa jaminan

Konflik berasal dari kata kerja Latin configere yang berarti saling memukul. Secara sosiologis, konflik diartikan sebagai suatu proses sosial antara dua orang atau lebih (bisa juga kelompok) dimana salah satu pihak berusaha menyingkirkan pihak lain dengan menghancurkannya atau membuatnya tidak berdaya.  Konflik dilatarbelakangi oleh perbedaan ciri-ciri yang dibawa individu dalam suatu interaksi. perbedaan-perbedaan tersebut diantaranya adalah menyangkut ciri fisik, kepandaian, pengetahuan, adat istiadat, keyakinan, dan lain sebagainya. Dengan dibawasertanya ciri-ciri individual dalam interaksi sosial, konflik merupakan situasi yang wajar dalam setiap masyarakat dan tidak satu masyarakat pun yang tidak pernah mengalami konflik antar anggotanya atau dengan kelompok masyarakat lainnya, konflik hanya akan hilang bersamaan dengan hilangnya masyarakat itu sendiri.

Konflik menurut Stephen.P.Robbins adalah sebuah proses yang dimulai ketika satu pihak memiliki persepsi bahwa pihak lain telah mempengaruhi secara negatif, atau akan memengaruhi secara negatif, sesuatu yang menjadi kepedulian atau kepentingan pihak pertama. Definisi ini mencakup beragam konflik yang orang alami dalam organisasi, ketidakselarasan tujuan, perbedaan interpretasi fakta, ketidaksepahaman yang disebabkan oleh ekspetasi perilaku, dan sebagainya Terdapat tiga pandangan tentang konflik, yaitu :

Pandangan tradisional, menyatakan bahwa konflik harus dihindari karena akan menimbulkan kerugian, aliran ini juga memandang konflik sebagai sesuatu yang sangat buruk, tidak menguntungkan dalam organisasi. Oleh karena itu konflik harus dicegah dan dihindari sebisa mungkin dengan mencari akar permasalahan.

·Pandangan hubungan manusia. Pandangan behaviorial (yang berhubungan dengan tingkah laku) ini menyatakan bahwa konflik merupakan sesuatu yang wajar, alamiah dan tidak terelakan dalam setiap kelompok manusia. Konflik tidak selalu buruk karena memiliki potensi kekuatan yang positif di dalam menentukan kinerja kelompok, yang oleh karena itu konflik harus dikelola dengan baik.

Pandangan interaksionis. Yang menyatakan bahwa konflik bukan sekedar sesuatu kekuatan positif dalam suatu kelompok, melainkan juga mutlak perlu untuk suatu kelompok agar dapat berkinerja positif. Oleh karena itu konflik harus diciptakan. Pandangan ini didasari keyakinan bahwa organisasi yang tenang, harmonis, damai ini justru akan membuat organisasi itu menjadi statis, stagnan dan tidak inovatif. Dampaknya dalam kinerja organisasi menjadi rendah.

dimana isu-isu konflik biasanya didefinisikan dan pada gilirannya akan menentukan jalan panjang menuju akhir penyelesaian konflik. Sebagai contoh, emosi yang negatif dapat menyebabkan peremehan persoalan, menurunnya tingkat kepercayaan dan interpretasi negatif atas perilaku pihak lain. Sebaliknya, perasaan positif dapat meningkatkan kemampuan untuk melihat potensi hubungan diantara elemen-elemen suatu masalah, memandang secara lebih luas suatu situasi dan mengembangkan berbagai solusi yang lebih inovatif. Konflik disyaratkan adanya persepsi dengan kata lain bahwa tidak berarti konflik

Maksud mengintervensi antara persepsi serta emosi orang dan perilaku luaran mereka. Maksud adalah keputusan untuk bertindak dengan cara tertentu. Banyak konflik bertambah parah semata-mata karena salah satu pihak salah dalam memahami maksud pihak lain. Selain itu, biasanya ada perbedaan yang besar antara maksud dan perilaku, sehingga perilaku tidak selalu mencerminkan secara akurat maksud seseorang. muncul karena salah-satu pihak salah dalam memahami maksud pihak lain.

Dengan menggunakan dua dimensi yaitu pertama, sifat kooperatif (kadar sampai mana salah-satu pihak berusaha memuaskan kepentingan pihak lain). Kedua, sifat tegas (kadar sampai mana salah-satu pihak berupaya memperjuangkan kepentingannya sendiri). Adapun lima maksud penanganan konflik berhasil diidentifikasikan, yaitu sebagai berikut: bersaing (tegas dan tidak kooperatif), bekerja sama (tegas dan kooporatif), menghindar (tidak tegas dan tidak kooperatif), akomodatif (tidak tegas dan kooperatif), dan kompromis (tengah-tengah antara tegas dan kooperatif).

Konflik bersifat konstruktif ketika hal tersebut memperbaiki kualitas keputusan, merangsang kreativitas dan inovasi, mendorong minat dan keingintahuan di antara anggota-anggota kelompok, menyediakan media atau sarana untuk mengungkapkan masalah dan menurunkan ketegangan, serta menumbuhkan suasana yang mendorong evaluasi diri dan perubahan. Selain itu, heterogenitas antaranggota kelompok dan organisasi dapat meningkatkan kreativitas, memperbaiki kualitas keputusan dan memfasilitasi perubahan dengan cara meningkatkan fleksibilitas anggota

Proses negosiasi dapat menyebabkan kelanjutan kerjasama untuk mencapai tujuan bersama dan usaha kerjasama untuk mencapai nilai-nilai tidak terdapat sebelumnya. Negosiasi adalah sebuah proses di mana dua pihak atau lebih melakukakan pertukaran barang atau jasa untuk menyepakati nilai tukarnya. Dalam negosiasi ada proses tawar-menawar yakni tawar-menawar distributif dan tawar menawar integratif.  Tawar-menawar distributif adalah negosiasi yang berusaha membagi sumber daya yang jumlahnya tetap; situasi menang-kalah. Sedangkan tawar-menawar integratif adalah negosiasi yang didasarkan pada asumsi bahwa ada satu penyelsaian atau lebih yang dapat menciptakan solusi menang-kalah atau saling menguntungkan

Kepemimpinan meliputi proses mempengaruhi dalam menentukan tujuan organisasi, memotivasi perilaku pengikut untuk mencapai tujuan, mempengaruhi untuk memperbaiki kelompok dan budayanya. Kepemimpinan mempunyai kaitan yang erat dengan motivasi Hal tersebut dapat dilihat dari keberhasilan seorang pemimpin dalam menggerakkan orang lain dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sangat tergantung kepada kewibawaan, dan juga pimpinan itu dalam menciptakan motivasi dalam diri setiap orang karyawan , maupun atasan pimpinan itu sendiri

Kekuasaan bersifat positif. merupakan Kemampuan yang dianugerahkan oleh Tuhan kepada individu sebagai pemegang kekuasaan tertinggi yang dapat mempengaruhi dan merubah pemikiran orang lain atau kelompok untuk melakukan suatu tindakan yang diinginkan oleh pemegang kekuasaan dengan sungguh-sungguh dan atau bukan karena paksaan baik secara fisik maupun mental.

Kekuasaan bersifat Negatif, merupakan sifat atau watak dari seseorang yang bernuansa arogan, egois, serta apatis dalam mempengaruhi orang lain atau kelompok untuk melakukan tindakan yang diinginkan oleh pemegang kuasa dengan cara paksaan atau tekanan baik secara fisik maupun mental. Biasanya pemegang kekuasaan yang bersifat negatif ini tidak memiliki kecerdasan intelektual dan emosional yang baik,mereka hanya berfikir pendek dalam mengambil keputusan tanpa melakukan pemikiran yang tajam dalam mengambil suatu tindakan, bahkan mereka sendiri terkadang tidak dapat menjalankan segala perintah yang mereka perintahkan kepada orang atau kelompok yang berada di bawah kekuasannya karena keterbatasan daya pikir tadi. dan biasanya kekuasaan dengan karakter negatif tersebut hanya mencari keuntungan pribadi atau golongan di atas kekuasannya itu. karena mereka tidak memiliki kemampuan atau modal apapun selain kekuasaan untuk menghasilkan apapun, dan para pemegang kekuasaan bersifat negatif tersbut biasanya tidak akan berlangsung lama karena tidak akan mendapatkan dukungan sepenuhnya oleh masyarakat.

Aspek-aspek lain yang terdapat dalam kepuasan kerja disebutkan oleh  Robbins:

1)       Kerja yang secara mental menantang, Karyawan cenderung menyukai pekerjaan-pekerjaan yang memberi mereka kesempatan untuk menggunakan keterampilan dan kemampuan mereka dan menawarkan tugas, kebebasan dan umpan balik mengenai betapa baik mereka mengerjakan. Karakteristik ini membuat kerja secara mental menantang. Pekerjaan yang terlalu kurang menantang menciptakan kebosanan, tetapi terlalu banyak menantang menciptakan  dan perasaan gagal. Pada kondisi tantangan yang sedang, kebanyakan karyawan akan mengalamai kesenangan dan kepuasan.

2)       Ganjaran yang pantas, Para karyawan menginginkan sistem upah dan kebijakan promosi yang mereka persepsikan sebagai adil, tidak ambigo, dan segaris dengan pengharapan mereka. Bila upah dilihat sebagai adil yang didasarkan pada tuntutan pekerjaan, tingkat keterampilan seseorang , dan standar pengupahan , kemungkinan besar akan dihasilkan kepuasan. Tentu saja, tidak semua orang mengejar uang. Banyak orang bersedia menerima baik uang yang lebih kecil untuk bekerja dalam lokasi yang lebih diinginkan atau dalam pekerjaan yang kurang menuntut atau mempunyai keleluasaan yang lebih besar dalam kerja yang mereka lakukan dan jam-jam kerja. Tetapi kunci yang manakutkan upah dengan kepuasan bukanlah jumlah mutlak yang dibayarkan; yang lebih penting adalah persepsi keadilan. Serupa pula karyawan berusaha mendapatkan kebijakan dan praktik promosi yang lebih banyak, dan status sosial yang ditingkatkan. Oleh karena itu individu-individu yang mempersepsikan bahwa keputusan promosi dibuat dalam cara yang adil (fair and just) kemungkinan besar akan mengalami kepuasan dari pekerjaan mereka.

3)       Kondisi kerja yang mendukung,Karyawan peduli akan lingkungan kerja baik untuk kenyamanan pribadi maupun untuk memudahkan mengerjakan tugas. Studi-studi memperagakan bahwa karyawan lebih menyukai keadaan sekitar fisik yang tidak berbahaya atau merepotkan. Temperatur (suhu), cahaya, kebisingan, dan faktor lingkungan lain seharusnya tidak esktrem (terlalu banyak atau sedikit).

4)       Rekan kerja yang mendukung, Orang-orang mendapatkan lebih daripada sekedar uang atau prestasi yang berwujud dari dalam kerja. Bagi kebanyakan karyawan, kerja juga mengisi kebutuhan akan inter personal. Oleh karena itu tidaklah mengejutkan bila mempunyai rekan sekerja yang ramah dan mendukung menghantar ke kepuasan kerja yang meningkat. Perilaku atasan seorang juga merupakan determinan utama dari kepuasan. Umumnya studi mendapatkan bahwa kepuasan karyawan ditingkatkan bila penyelia langsung bersifat ramah dan dapat memahami, menawarkan pujian untuk kinerja yang baik, mendengarkan pendapat karyawan, dan menunjukkan suatu minat pribadi pada mereka.

5)       Kesesuaian kepribadian dengan pekerjaan, Pada hakikatnya orang yang tipe kepribadiannya kongruen (sama dan sebangun) dengan pekerjaan yang mereka pilih seharusnya mendapatkan bahwa mereka mempunyai bakat dan kemampuan yang tepat untuk memenuhi tuntutan dari pekerjaan mereka. Dengan demikian akan lebih besar kemungkinan untuk berhasil pada pekerjaan tersebut, dan karena sukses ini, mempunyai kebolehjadian yang lebih besar untuk mencapai kepuasan yang tinggi dari dalam kerja mereka.